ビジネスマナー>電話をかけるときの流れについて

電話での対応は、対面での会話以上に、
内容を正確に聞き取り、伝えることが大切です。
しかし、顔が見えない分、思いもよらず相手を怒らせてしまうこと等もあり、
それは非常に難しいかもしれません。
ここでは、電話対応の流れについて簡単に説明をしましょう。

【かける場合】

�@相手の電話番号を確認する。
�A用件・話す順序を考えておく。
�B必要な資料・メモ等を手元に用意しておく。
�C電話をかける。
↓
（電話がかかる）
↓
自社名と所属名を名乗り、
『お世話になっております。』と一言つける。
↓
話をしたい部署なり、人に取次ぎを頼む。
↓
（取り次がれる）
↓
�@相手を確認する。
�A用件を話す。
　・あいさつを簡単に
　・話の要点を明確に
↓
相手が理解した事を確かめる。
↓
終わりのあいさつをして、受話器を置く。
基本、受話器を置くのは、かけた方からです。
かけた方が受話器を置く事によって話が終わったと、相手方が理解するからです。
ですが、営業トークなどの場合は状況が変わりますので、
その都度、先に受話器を置くかどうかは臨機応変に対応しましょう。

営業トークの場合、初めて電話をすることも多いでしょう。
『少々お時間宜しいでしょうか。』と言って了解を得ても、
相手は興味を示さない場合も多いものです。
資料郵送等を求めてくる場合も多々ありますので、
資料作成にも力を入れましょう。
また、電話でのトークがしつこ過ぎますと、悪印象を与えかねません。
引き際も肝心です。

転職を考える際に、各企業に問い合わせる事もあるでしょう。
その際は、電話での印象も大切です。
かけるだけでも名前を覚えられる可能性もあるのですから、
そこで、印象を良くしておきましょう。
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